W dniu 4 czerwca 2019 roku w przeddzień kolejnego spotkania Coimbra Group Annual Conference w Krakowie odbyło się w Muzeum Uniwersytetu Jagiellońskiego bilateralne spotkanie kierownictwa Coimbra Heritage Working Group z Zarządem Głównym Stowarzyszenia Muzeów Uczelnianych Ze strony Coimbra Group w spotkaniu uczestniczyli przedstawiciele muzeum i kolekcji uczelnianych, m. in. Jeremy Upton – (przewodniczący CHWG) oraz Jacky MacBeath (Edynburg), Bernadette Biedermann (Graz) Giuliana Tomasella, (Padwa), Henrik von Aachen (Bergen), Christine Nawa (Getynga), Koen Van Balen (Leuven), Marcus Holz, (Wurzburg) Pedro Casaleiro (Coimbra). Zarząd Główny Stowarzyszenia Muzeów Uczelnianych reprezentowany był przez Prezesa – prof. Huberta Kowalskiego oraz dr Magdalenę Grassmann, dr Marka Bukowskiego, dr Natalię Bahlawan, dr Martę Piszczatowską. Gospodarzem spotkania był prof. Krzysztof Stopka dyrektor Muzeum Uniwersytetu Jagiellońskiego a prowadziła je mgr Joanna Ślaga, główny inwentaryzator Muzeum UJ reprezentująca macierzyste muzeum w pracach Coimbra Heritage Working Group oraz członek Zarządu SMU. W spotkaniu brało również udział Centrum Dokumentacji Zsyłek, Wypędzeń i Przesiedleń Uniwersytetu Pedagogicznego reprezentowane przez dyrektora prof. Huberta Chudzio oraz mgr Alicję Śmigielską. Centrum jest członkiem instytucjonalnym SMU.
Spotkanie rozpoczęła videokonferencja z Martą C. Lourenço kierującą pracami UMAC ICOM. W swej wypowiedzi podkreśliła wagę wszelkich inicjatyw podejmowanych na rzecz ochrony i upowszechniania dziedzictwa akademickiego. Jednocześnie zachęciła SMU i Coimbra Heritage Working Group do włączenia się w prace UMAC jako największej tego typu organizacji na świecie.
Celem spotkania pod roboczym tytułem „Networking and Managing Academic Cultural Heritage” było wskazanie obszarów wspólnych zainteresowań, możliwości nawiązania współpracy oraz po wskazaniu różnic pomiędzy programami i działaniami obu organizacjami potencjalnego wykorzystania ich dla tworzenia bardziej uniwersalnej platformy współdziałania. W dyskusji padały istotne spostrzeżenia dotyczące dotychczasowych doświadczeń tak poszczególnych uniwersytetów krajów jak i organizacji międzynarodowych. Za zasadnicze uznano podjęcie wszelkich starań by odmienności organizacyjne jak i wynikające z nich obszary zainteresowania i aktywności stały się podstawą dla współpracy i wymiany a nie tworzenia kolejnych podziałów. Wydaje się to szczególnie istotne w obecnej chwili dość powszechnego eurosceptycyzmu. Podkreślono również palącą konieczność zwrócenia uwagi społeczności akademickiej, studentów, pracowników i władz na znaczenie dziedzictwa uniwersyteckiego, jako czynnika o kolosalnym znaczeniu dla rozwoju nauki i kultury. Podkreślić należy, że w odniesieniu do uniwersytetu dziedzictwo odnosi się do bieżącej działalności Uczelni.
Rozważając kwestie szczegółowe zwrócono uwagę na często niejasne definicje muzeum i kolekcji uczelnianej, potrzebą rozwijania baz danych dedykowanych muzeom uniwersyteckim, kształcenie specjalistów w dziedzinie historii nauki. Innym dyskutowanym wyzwaniem stojącym zarówno przed Coimbra Heritage Working Group jak i SMU jest angażowanie społeczności uniwersyteckiej pracowników i studentów do działań na rzecz dziedzictwa uczelnianego. Ograniczony czas spotkania nie pozwolił na bardzo szczegółowe omówienie wielu problemów. Podjęto decyzję o kontynuowaniu wspólnych prac w najbliższej przyszłości.
